Nieuws
Lean leren denken op de werkvloer: ‘Mission impossible’?
Jitka Meijer, Lean Healthcare consultant
Dat wat werkt en lean toolbox als dragers voor lean denken
In mijn praktijk als lean consultant en organisatiepsycholoog observeerde ik telkens opnieuw dat onbekend onbemind maakt. Maar wat als het lukt om aan te sluiten bij dat wat al wel bekend is? Iedereen is toch elke dag weer bezig met nieuwe keuzes te maken, dus met verandering, al is dat van geringe omvang? In dit artikel wil ik kijken naar hoe je dat wat al werkt, en bekend is, kunt gebruiken bij de introductie of verankering van lean denken op jouw eigen werkvloer.
Principes van lean denken
De vijf bekende principes van lean denken zijn:
- waarde voor de klant vaststellen;
- de processen die daarbij een rol spelen bepalen;
- storing weghalen en flow in het werkproces creëren;
- elke stap afstemmen op de vraag van de klant;
- blijven verbeteren.
Ik neem hier kort de principes door. Het eerste principe gaat over voor wie je doet wat je doet en wat voor hem of haar van belang is. De meeste mensen die in de zorg werken denken dan al direct aan de patiënt. Het is dan niet meer zo moeilijk om ook aan de aanvrager of collega te denken.
In het tweede en derde principe gaat het over het werkproces, de toegevoegde waarde van elke stap en het creëren van een flow. We weten allemaal hoe fijn het is om lekker door te kunnen werken zonder hierbij gestoord te worden. De inefficiënte inrichting van het werkproces (tweede principe – in positieve vorm) zorgt er alleen wel vaak voor dat er geen flow aanwezig is (derde principe – in positieve vorm). Wat je vaak ziet gebeuren, is dat er een werkvoorraad wordt opgebouwd, zodat de hele stapel werk in één keer kan worden weggewerkt. Hierdoor is het dan vaak niet meer mogelijk om op basis van de vraag van de klant te werken (vierde principe) en het lukt ook niet altijd om alles weg te werken. Daardoor loopt het werkvoorraad op, de toegangstijd en de doorlooptijd tot aan het onderzoeksverslag nemen toe, enzovoort. Je bent er aan gewend geraakt om steeds brandjes te blussen.
En hoe zit het dan met het laatste principe? Denk eens terug aan toen jij begon op een nieuwe werkplek. Misschien had je al ergens anders ervaring opgebouwd en zag je toen nog met een frisse blik hoe het anders kon? En daar zit helaas de ‘onmogelijkheid’, want die frisse blik moet het opnemen tegen de bestaande routine. Routine kan een gevoel van zekerheid geven en bepaald comfort, tenminste als het aantal brandjes om te blussen nog acceptabel is. Om de routine te doorbreken heb je dus een goede reden nodig. Is de reden aanwezig, dan is er ook ruimte voor die frisse blik om er stap voor stap uit te komen.
Lean toolbox
Met een zinvolle reden voor verandering en een goed gevulde lean toolbox, met onder andere de waardestroom analyse of de oorzaak-gevolg analyse, kun je de lean principes gemakkelijk toepassen op jouw eigen werkvloer. In een multidisciplinaire setting ga je zo met elkaar de confrontatie aan om de ruimte te bepalen tussen de reden voor de verandering – dat wat je wilt bereiken, en de huidige situatie – en de ingeslopen routine. Stap voor stap pak je het ene obstakel na het andere en zet je de lean principes recht, die dus toch niet zo onbekend blijken, om vervolgens tot breed gedragen oplossingen te komen.
Jitka Meijer is bij KALCIO Healthcare verantwoordelijk voor het onderdeel lean en deelt binnenkort haar kennis en kunde tijdens een gratis kennismaking met de praktijk van lean in de zorg.
