Lean Healthcare

Lean leren denken op de werkvloer: ‘Mission impossible’?

Nieuws

Lean leren denken op de werkvloer: ‘Mission impossible’?

Jitka Meijer, Lean Healthcare consultant

Dat wat werkt en lean toolbox als dragers voor lean denken

In mijn praktijk als lean consultant en organisatiepsycholoog observeerde ik telkens opnieuw dat onbekend onbemind maakt. Maar wat als het lukt om aan te sluiten bij dat wat al wel bekend is? Iedereen is toch elke dag weer bezig met nieuwe keuzes te maken, dus met verandering, al is dat van geringe omvang? In dit artikel wil ik kijken naar hoe je dat wat al werkt, en bekend is, kunt gebruiken bij de introductie of verankering van lean denken op jouw eigen werkvloer.

Principes van lean denken

Lean Healthcare
Lean Healthcare

De vijf bekende principes van lean denken zijn:

  • waarde voor de klant vaststellen;
  • de processen die daarbij een rol spelen bepalen;
  • storing weghalen en flow in het werkproces creëren;
  • elke stap afstemmen op de vraag van de klant;
  • blijven verbeteren.

Ik neem hier kort de principes door. Het eerste principe gaat over voor wie je doet wat je doet en wat voor hem of haar van belang is. De meeste mensen die in de zorg werken denken dan al direct aan de patiënt. Het is dan niet meer zo moeilijk om ook aan de aanvrager of collega te denken.

In het tweede en derde principe gaat het over het werkproces, de toegevoegde waarde van elke stap en het creëren van een flow. We weten allemaal hoe fijn het is om lekker door te kunnen werken zonder hierbij gestoord te worden. De inefficiënte inrichting van het werkproces (tweede principe – in positieve vorm) zorgt er alleen wel vaak voor dat er geen flow aanwezig is (derde principe – in positieve vorm). Wat je vaak ziet gebeuren, is dat er een werkvoorraad wordt opgebouwd, zodat de hele stapel werk in één keer kan worden weggewerkt. Hierdoor is het dan vaak niet meer mogelijk om op basis van de vraag van de klant te werken (vierde principe) en het lukt ook niet altijd om alles weg te werken. Daardoor loopt het werkvoorraad op, de toegangstijd en de doorlooptijd tot aan het onderzoeksverslag nemen toe, enzovoort. Je bent er aan gewend geraakt om steeds brandjes te blussen.

En hoe zit het dan met het laatste principe? Denk eens terug aan toen jij begon op een nieuwe werkplek. Misschien had je al ergens anders ervaring opgebouwd en zag je toen nog met een frisse blik hoe het anders kon? En daar zit helaas de ‘onmogelijkheid’, want die frisse blik moet het opnemen tegen de bestaande routine. Routine kan een gevoel van zekerheid geven en bepaald comfort, tenminste als het aantal brandjes om te blussen nog acceptabel is. Om de routine te doorbreken heb je dus een goede reden nodig. Is de reden aanwezig, dan is er ook ruimte voor die frisse blik om er stap voor stap uit te komen.

Lean toolbox

Met een zinvolle reden voor verandering en een goed gevulde lean toolbox, met onder andere de waardestroom analyse of de oorzaak-gevolg analyse, kun je de lean principes gemakkelijk toepassen op jouw eigen werkvloer. In een multidisciplinaire setting ga je zo met elkaar de confrontatie aan om de ruimte te bepalen tussen de reden voor de verandering – dat wat je wilt bereiken, en de huidige situatie – en de ingeslopen routine. Stap voor stap pak je het ene obstakel na het andere en zet je de lean principes recht, die dus toch niet zo onbekend blijken, om vervolgens tot breed gedragen oplossingen te komen.

Jitka Meijer is bij KALCIO Healthcare verantwoordelijk voor het onderdeel lean en deelt binnenkort haar kennis en kunde tijdens een gratis kennismaking met de praktijk van lean in de zorg.

Lean Healthcare
Jitka Meijer, Lean Healthcare

Schrijf je in voor de GRATIS summercourse

werksessie MRI veiligheid

Intervisiesessies MRI Veiligheid Symposium 2018

Nieuws

Intervisiesessies MRI Veiligheid Symposium 2018

Lianne Loeffen, Management consultant Healthcare

In evaluaties van eerdere edities van het MRI Veiligheid Symposium kwam vaak naar voren dat deelnemers behoefte hadden aan het uitwisselen van ervaringen en werkwijzen met MRI-collega’s uit andere zorginstellingen. Dit jaar mocht het MRI Veiligheid Symposium 2018 deelnemers uit ruim 45 verschillende zorginstellingen welkom heten; een uitgelezen moment om deze kennisuitwisseling te faciliteren in de vorm van intervisiesessies.
Onder leiding van ervaringsdeskundigen op het gebied van MRI werd er in groepen over een casus gesproken waarin een student een non-MRI-safe infuuspaal de scanruimte in had gereden, die vervolgens – gelukkig zonder iemand te verwonden – in de scanner terechtkwam. Wat was hier nu fout gegaan? En hoe zou je dit kunnen voorkomen?

Gedurende de sessies bleek dat er een hoop vragen leven onder de deelnemers als het gaat om MRI veiligheid, of iemand nu al 20 jaar werkzaam was binnen MRI, of pas drie maanden geleden voor het eerst op de MRI ging werken. Want wat ís nu eigenlijk de beste manier om zo veilig mogelijk te werken?
Is dat het gebruik van MRI-safe infuuspalen met de juiste bestickering? Of is dit alleen maar verwarrend voor medewerkers die sporadisch patiënten naar de MRI begeleiden, en is het beter om geen enkele infuuspaal in de buurt te laten? Zo bleek één zorginstelling gebruik te maken van haakjes waar het infuus aan gehangen kan worden, waardoor er nooit een infuuspaal de scanruimte in hoeft. De meningen waren zeer verdeeld en de verschillen tussen zorginstellingen zijn groot.

Een ander onderwerp dat veelvuldig ter sprake kwam in de discussies was de grote zorg over het alleen werken tijdens pauzes of avonddiensten. Op deze momenten kan een noodsituatie bijzonder gevaarlijk zijn voor zowel patiënt als medewerker, zeker als er geen adequate noodknoppen of alarmsystemen aanwezig zijn. De verantwoordelijkheid bij (eventuele) incidenten wordt nadrukkelijk gevoeld op de schouders van de MRI-laboranten. Verschillende deelnemers gaven dan ook aan bezig te zijn met het opzetten van MRI veiligheidsbeleid binnen hun eigen zorginstelling om de kans op incidenten zo klein mogelijk te maken en houden. Helaas blijkt echter dat zij vaak tegen obstakels aanlopen in dit proces zoals het gebrek aan beschikbaar gestelde tijd en geld. Mede hierdoor is de behoefte aan onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling tussen zorginstellingen groot: waarom zou iedereen het wiel opnieuw moeten uitvinden?