Nieuws

Zorgprocessen optimaliseren; snel het eerste resultaat

De implementatie van nieuwe medische technologie, de introductie van nieuwe Zorg IT of AI, een verbouwing of zelfs nieuwbouw, veranderende organisatiestructuren of een fusie, recent verloop in je team, een nieuwe zorgportfolio of veranderende (wettelijke) kaders; gebeurtenissen die werkprocessen kunnen beïnvloeden.

Ook als je het allemaal onder controle hebt, kan het leiden tot een langzame groei van procedures, protocollen en controles, waardoor de beheersbaarheid een groeiende uitdaging is. Maar ook kan er eerder iets ‘tussendoor glippen’ waardoor incidenten op de loer liggen en de kwaliteit van zorg kan verslechteren. Hoe zorg je dat het proces een excellent resultaat geeft voor patiënten en voor zorgprofessionals en medici?

Je wilt de kwaliteit van zorg verhogen, kosten besparen, tijdswinst behalen of tevredenheid van betrokkenen vergroten. Kwaliteitsdoelen op de zorgafdeling waar meerdere disciplines en belanghebbenden bij betrokken zijn. Bij het optimaliseren van deze zorgprocessen dienen dus diverse belangen afgewogen te worden. Met als gevolg dat zo’n verbetertraject aardig wat tijd in beslag neemt. Met urgente kwesties wil je snel aan de slag en een tijdspad van maanden is dan niet realistisch. Dat hoeft ook niet; er is een manier om binnen een week de eerste verbeterslag te maken.

Wachttijden zijn een veel voorkomende uitdaging in de zorg. Patiënten wachten weken, soms maanden voor ze aan de beurt zijn. Veel tijd gaat verloren aan telefoontjes en zoeken naar ‘gaatjes’ in het rooster. Een telefoonlijst van wachtenden die gebeld kunnen worden als iemand uitvalt groeit gestaag. Een situatie welke qua omvang en complexiteit zodanig is dat de oplossing vaak gezocht kan worden in het verbeteren van de werkwijze. De zorgprocessen optimaliseren vraagt om een fundamentele verbetering van de werkwijze — met de mensen die het werk uitvoeren.

Weg blijven van oplossingen

Allereerst is het zaak om duidelijk te krijgen wat er daadwerkelijk aan de hand is. Wat is de aanleiding? Welke verbetering willen we behalen oftewel wat is het doel? De huidige situatie wordt in kaart gebracht en de knelpunten beschreven. Samen met een aantal teamleden (kernteam) ga je op zoek naar de grondoorzaak. Dit is essentieel, met name bij processen optimaliseren; we zijn geneigd direct aan oplossingen te denken.

Door naar de oorzaak op zoek te gaan komen onduidelijkheden aan het licht. Het is daarom ook van belang dat er iemand is die alles overziet met een frisse blik, die de juiste vragen stelt en zorgt dat alles ter tafel komt. Hoe verloopt de communicatie, wat is beleid, wat is persoonlijke voorkeur?

Voorbeeld
Een polikliniek voelt de druk van buitenaf en wenst de wachttijden te verkorten. Ook het team wil graag de zorg verbeteren. KALCIO Healthcare ondersteunt tijdens dit verbeterproces zodat de aandacht blijft bij het primaire zorgproces. Samen

met een sterke groep (kernteam) gaan we aan de slag. Wij doen dit middels de Kaizen-methode, waarbij zes stappen worden doorlopen;

Definiëren van het probleem;
Meten van de feiten;
Analyseren van de feiten;
Genereren van verbeteringen;
Implementeren verbeteringen;
Controleren en borgen.

We definiëren eerst het probleem, brengen het proces in kaart en verzamelen data. Vervolgens begeleiden we gedurende een week het kernteam die alle betrokkenen vertegenwoordigt. Zij brainstormen over de feiten en trekken het kennisniveau tussen alle partijen gelijk. Ze ontdekken waar het in de communicatie beter kan en wat beleid en wat persoonlijke voorkeur is. Kleine acties met grote resultaten worden geformuleerd.

Continue verbetering

Tijdens de Kaizen-week wordt direct minimaal één kleine verbetering doorgevoerd. Aan het eind van de week ligt er een concreet actieplan én is de motivatie voor verdere verbetering groot. Kleine stappen creëren een positieve dynamiek. Door mensen verantwoordelijk te maken voor het uitvoeren van dit plan borg je de continue verbetering.

Kaizen is een methodiek om in één week een verbeterslag te maken binnen een werkproces en deze te borgen. Het Japanse woord 改 (“kai”) betekent “veranderen” en 善 (“zen”) betekent “goed”. Verandering is goed en bij Kaizen draait het om continu verbeteren.

Hoe één week zoveel impact heeft?

Een verbeterproces wordt als iets groots ervaren en niet iets wat met één week opgelost is. Belangrijk is om te beseffen dat tijdens de Kaizen-week het plan tot verbetering wordt gemaakt en de eerste stap uitgevoerd. Deze stap waar het veranderproces mee begint, wordt door het gemaakte actieplan verder uitgebouwd. Deze continue kleine veranderingen creëren een positieve energie binnen het team. Iedereen is gemotiveerd aan de slag en zo wordt continu gewerkt met als einddoel het grote resultaat.

Teamwork maakt het verschil

Het succes zit in samenwerking. Alle input is nodig en iedereen heeft invloed op het verbeterproces. Het kernteam is de cruciale schakel als men aan de slag gaat tijdens de Kaizen week. De kernteamleden zijn vertegenwoordigers van hun achterban en zijn er verantwoordelijk voor dat de input wordt meegenomen in het Kaizen proces. Aan het eind van de Kaizen week heeft iedereen energie gekregen. Door gezamenlijk te werken, ontstaat eenheid en versterkt het vertrouwen binnen de afdeling. Iedereen draagt bij aan het eindresultaat.

Zorgprocessen optimaliseren doe je met alle teamleden, de Kaizen methodiek bevordert de samenwerking op een verassende wijze, zowel monodisciplinair als multidisciplinair en door alle lagen van de organisatie.

Resultaat

Om terug te komen op het voorbeeld. Aan het einde van de week was de verbinding binnen het team toegenomen. Daar waar eerst verschillende ideeën heersten, is er eenheid gecreëerd, ondersteunt men elkaar en gaat men met elkaar in gesprek.

Dit kwam omdat er een duidelijk doel was gesteld. De acties die uitgevoerd moesten worden waren specifiek beschreven binnen een vastgestelde tijd, met een meetbaar resultaat (SMART). Doordat het proces goed voorbereid en begeleid was door iemand die buiten de context staat kwam men tot de kern. Het meest belangrijke; het hele team heeft bijgedragen de veranderingen te realiseren om het uiteindelijke doel te halen.

Welk zorgproces ga jij met Kaizen verbeteren?

Zorgprocessen optimaliseren levert in winst van tijd, geld en middelen. Met welk proces gaat jouw afdeling aan de slag?

Implementeer je nieuwe MedTech, Zorg IT, AI of andere technische systemen?
Hoe verloopt het proces van planning en roosteren?
Ga je verbouwen of gaat de afdeling verhuizen?
Er is sprake van onrust door verzuim, het verloop of verandering in de organisatie?
Hoe staat het met de wachttijden op jullie afdeling?
Geven teamleden aan dat het beter kan?

De integrale aanpak met behulp van de effectieve methodiek KAIZEN kan KALCIO Healthcare helpen een versnelling te realiseren in het verbeteren naar een mooi resultaat. De hiervoor genoemde gebeurtenissen kunnen invloed hebben op het verloop van de processen, dat wil je snel en samen met het team onder controle krijgen of houden. Wij delen graag onze best-practices in een persoonlijk gesprek en zijn geïnteresseerd in jouw aanpak op het gebied van procesoptimalisatie.

Vul het formulier aan de rechterzijde in zodat wij binnenkort een afspraak kunnen inplannen waarin wij alles kunnen vertellen over onze aanpak.

ONTDEK HOE WIJ HELPEN

Aan de slag met onze tips voor procesoptimalisatie en wil je meer weten over onze aanpak? Herken je de uitdagingen zoals in dit artikel beschreven en je wilt een gratis adviesgesprek? Vul het onderstaande formulier in en wij plannen op korte termijn een informatiegesprek in.

NIEUWS

Nieuws KALCIO Healthcare aanwezig tijdens 3e annual conference ARMA-NL in Utrecht Op donderdag 9 oktober is KALCIO Healthcare aanwezig bij de 3e annual conference van ARMA-NL, die plaatsvindt in de Geertekerk in Utrecht. Deze meeting brengt professionals samen die een rol hebben in de ondersteuning, administratie en het beheer van onderzoek. Wij kijken ernaar uit [...]

INSCHRIJVEN

Wil je niets missen over zorginnovaties en leiderschap in de zorg? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.

Nieuws

Faciliteren van een Kaizen event

De professionals van KALCIO Healthcare hebben door de jaren heen meer dan 60 Kaizen events binnen verschillende ziekenhuizen georganiseerd. Ook traint KALCIO Healthcare zorgprofessionals zodat zij zelf een Kaizen event kunnen organiseren. Wil je alvast wat meer weten over onze ervaringen rondom het organiseren van een Kaizen even, lees dan de white paper over de ‘Do’s en dont’s rondom Kaizen events ’.
KALCIO Healthcare faciliteert Kaizen events met als doel om in één week een geborgen verbeterslag te maken binnen een werkproces. Doordat alle belanghebbenden rondom het specifieke werkproces worden betrokken kan er gezamenlijk toegewerkt worden naar een gedragen vernieuwde werkwijze. Bijvoorbeeld om werkdruk te verlagen, toegangstijden te reduceren, productiegroei op te vangen en/of de kwaliteit en veiligheid rondom het proces voor patiënt en zorgprofessional te verbeteren. Hoewel het principe rondom Kaizen toegankelijk en weinig complexiteit met zich mee brengt komen wij in de praktijk soms wel voor uitdagingen te staan. Hierna een aantal belangrijke uitdagingen waar je mee te maken kunt krijgen.

Planning en tijdsinvestering

Het plannen van het Kaizen event neemt vaak veel tijd in beslag. Er is namelijk voldoende tijd nodig zowel voorafgaand als na afloop van het event om de workshops voor te bereiden, uit te werken, om de actiepunten in kaart te brengen, acties in gang te zetten en afspraken te borgen. Een grote uitdaging hierbij is dat de kernteamleden uit-geroosterd moesten kunnen worden, terwijl de patiëntenzorg op de afdeling gewoon doorgaat. Het is dan niet altijd mogelijk om alle kernteamleden bij alle workshops aanwezig te hebben en dat kan afbreuk doen aan het effect van een Kaizen event en de methodiek. Voldoende tijd te kunnen investeren blijkt een zeer belangrijke ‘do’. Om het nadelige effect van de afwezigheid van een aantal betrokkene op te vangen is het belangrijk om te kijken naar een belangrijke ‘do’!

Communicatie met betrokkenen binnen en buiten het kernteam

Om voor te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van alles wat behandeld wordt, is het belangrijk om de medewerkers die niet bij de sessie aanwezig kunnen zijn op een later moment alsnog mee te nemen in de Kaizen methodiek. Ook tijdens het verbeterproces moet aandacht worden besteed aan het onderbouwen van elke stap, het hoe en waarom van de Kaizen methode. Ondanks de drukke agenda’s van een ieder is het uiteindelijk toch mogelijk om een gedragen begrip van het continu verbeteren te bereiken.
Als facilitator blijf je na afloop niet op de afdeling en kun je dus niet toezien op het borgingsproces van de verbeteracties. Om dat te kunnen ondervangen is het essentieel om een gevarieerd kernteam samen te stellen, waarbij stakeholders uit alle lagen van het proces geïncludeerd worden. Zij kunnen namelijk de vertaalslag maken richting de werkvloer en hebben door hun deelname eigenaarschap en dus verantwoordelijkheid op de verbeteracties. Ook kunnen zij extra informatie bij hun teams ophalen als input voor de workshops en hun collega’s betrekken bij het verbeterproces. Zo kunnen de leden van het kernteam het initiatief nemen om door te pakken en de betrokkenheid binnen de teams als een olievlek kan groeien.

Personen uit het kernteam betrekken en gelijkwaardig behandelen

Daarop aansluitend is de ervaring dat consistente en eenduidige communicatie van essentieel belang is om op de incidentele afwezigheid van kernteamleden en andere procesbetrokkenen in te spelen. Iedere procesbetrokkene zal namelijk op de hoogte gesteld moeten worden over de stand van zaken, zodat eenieder evenveel kennis heeft, er geen frustraties ontstaan vanwege incomplete informatievoorziening en om eenieder in gelijke mate te betrekken en betrokken te houden. Zeker een ‘do’!

Kaizen event in lijn met de doelstelling vanuit de leiding

Een belangrijke factor is tevens dat de leidinggevende van de afdeling deelneemt aan het Kaizen event. De leidinggevende heeft de bevoegdheid om keuzes te maken, zaken te regelen en hier prioriteit aan te geven. Zowel tijdens de workshops gedurende de Kaizen eventweek als na afloop van de week vormt de leidinggevende een belangrijke schakel om de acties voort te kunnen zetten en te borgen in de dagelijkse gang van zaken. Ervaring leert dat wanneer de leidinggevende niet deelnemer aan een workshop en deze achteraf of tussen de workshops door ingelicht dient te worden, het proces vertraagt en de energie binnen het kernteam kan inzakken. Zo weten de teamleden dan niet of bepaalde oplossingen daadwerkelijk doorgevoerd kunnen worden, zonder toestemming van de leidinggevende en dus toestemming van de organisatie. De leidinggevende moet het team het vertrouwen geven in de richting die het team heeft gekozen gedurende de Kaizen week, het leiderschap hierin is van essentieel belang.

KALCIO Healthcare organiseert en faciliteert voor ziekenhuis, vvt -en ggz organisaties KAIZEN events. Hiermee worden deze organisaties op specifieke procesvraagstukken die opgelost moeten worden een grote stap verder geholpen. Wilt u voor uw organisatie meer weten over de dienstverlening van KALCIO Healthcare rondom Kaizen events mail dan naar info@kalcio.nl.

Wilt u zelf een Kaizen event kunnen organiseren? Neem dan deel aan de Kaizen training die u leert zelfstandig een geheel event binnen je eigen organisatie uit te voeren. Schrijf u in voor de 3-daagse Kaizen training.