Organisatietransformatie bij ZGT; capaciteitsmanagement radiologie
Leestijd: 2 minuten
Moderne radiologie afdelingen staan voor een uitdaging. Zo ook het ZGT. Bij het ZGT, verspreid over twee locaties in Almelo en Hengelo, bevindt zich een radiologieafdeling met meer dan 100 toegewijde medewerkers. Net als vele andere afdelingen stonden zij voor een complex vraagstuk: hoe kunnen we onze capaciteit optimaliseren zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen?
Capaciteitsmanagement in de Medische Beelvorming
Op basis van een analyse en advies dat eerder door KALCIO Healthcare gegeven was, is een Kaizen-event georganiseerd voor de oplopende wachttijden. Tijdens dit event werden werkprocessen onder de loep genomen en geoptimaliseerd. [Zorgproces optimaliseren; binnen één week eerste resultaat ]
De uitdagingen waren niet louter operationeel. Naast de oplopende wachttijden, was er sprake van een capaciteitsprobleem en bleek er onduidelijkheid te zijn over hoe de zorg het beste geleverd kon worden. Onze collega stelde een projectplan op om de processen rondom personele planning te optimaliseren. Doel was om gezamenlijke werkkaders op te stellen voor de aansturing en verdere ontwikkeling van de afdeling.
Integrale organisatieverandering
Onze benadering begon met luisteren. We zagen naast een afdeling met capaciteitsproblemen, een team met onbenutte potentie. Door diepgaande gesprekken te voeren, creëerden we eerst wederzijds begrip. Dit leidde tot een grondige analyse dat de basis vormde voor het plan van aanpak.
Vier Fundamentele Interventies
- Secretariaat als Hart van de Organisatie
We transformeerden het secretariaat van een administratieve eenheid naar een strategische partnerfunctie. Door open dialoog en heldere afspraken werden frustraties omgezet in energie en samenwerking en werden patiëntplanningsprocessen efficiënter gestroomlijnd.
- Capaciteitsplanning in balans
Door te focussen op capaciteitsplanning hebben we samen met de afdeling een beter inzicht verkregen in de capaciteit versus de vraag. We brachten patiëntplanning en personele planning in harmonie, waardoor flexibiliteit en begrip toenamen. Zo ontstond een soepel proces waar effectiever ingespeeld kon worden op piekmomenten.
- Functiedifferentiatie met Menselijk Perspectief
Door de introductie van laborant-assistenten creëerden we naast ontlasting, ook duidelijkheid met voorzichtige stappen richting functiedifferentiatie. Elk teamlid kon nu zijn of haar bijdrage helder zien en waarderen.
- Leiderschap als Verbindende Kracht
Gezamenlijk introduceerden we een nieuw overlegmodel gebaseerd op transparantie en gedeelde verantwoordelijkheid. Het ‘linking pin’ principe zorgde ervoor dat communicatielijnen open en effectief bleven.
Meetbare Resultaten: Van Potentieel naar Prestatie
Als afsluiting hebben we samen met alle betrokken stakeholders – waaronder het managementteam, coördinatoren, radiologen en belangrijke afnemers van medische imaging – een toekomstvisie ontwikkeld voor capaciteitsplanning binnen de radiologie. Hierbij lag de focus op een balans tussen de mensen (alle medewerkers op de afdeling), het proces (capaciteitsmanagement) en de techniek (planningssoftware).
De toekomst van zorgoptimalisatie
De transformatie bij ZGT Radiologie toont aan dat organisatieverandering een complex en iteratief proces is. Door de integratie van mensgerichte oplossingen, procesoptimalisatie en technologische ondersteuning, heeft de afdeling voorzichtige stappen gezet richting verbeterd capaciteitsmanagement. Nog niet alle aspecten van het oorspronkelijke plan zijn volledig geïmplementeerd. De geboekte vooruitgang en de opgedane inzichten vormen een basis voor verdere ontwikkeling en optimalisatie van de radiologische zorg.
NIEUWS
Nieuws Procesoptimalisatie in de zorg: noodzakelijk voor balans In de dagelijkse zorgpraktijk streef je naar het bieden van de beste zorg voor je patiënten en cliënten. Tegelijkertijd word je geconfronteerd met uitdagingen zoals personeelstekorten en toenemende zorgvraag. Procesoptimalisatie is een manier om deze uitdagingen het hoofd te bieden en de zorg naar een hoger niveau [...]
Wil je op de hoogte blijven van KALCIO Healthcare? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief "UPDATE".
Wil je op de hoogte blijven van KALCIO Healthcare? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.
Karel Loerts, directeur van KALCIO Healthcare, benadrukt het belang van samenwerking in de zorgsector: “We zien uit naar de samenwerking en wat we op deze manier gezamenlijk kunnen bijdragen aan de noodzakelijke transformatie van de zorg.” Deze uitspraak onderstreept de gedeelde visie van beide organisaties om innovatie in de zorg te versnellen door mensen, processen en technologie samen te brengen.
inter/ multi-disciplinaire benadering van gezondheid en management van dieren, in het belang van gezondheid en welzijn van mens, gedomesticeerde en wilde dieren en het milieu. Het project wordt gefinancieerd vanuit het Erasmus+ programma, met de Universiteit Utrecht als coördinator. Daarmee draagt de UU ook verantwoordelijkheid voor de contacten met de EU incl. inhoudelijke rapportage en financiële verantwoording.
Nadat samen in kaart is gebracht hoeveel tijd de planners aan elke taak kwijt zijn, werd duidelijk dat de mailbox veel tijd in beslag nam. Dit had twee oorzaken. Medewerkers stelden hun vragen aan de planners, terwijl sommige vragen beter afgehandeld konden worden door de opleiders of het management. Samen met de planners heeft onze interimmanager een stroomschema opgesteld zodat teamleden weten met welk onderwerp ze bij wie kunnen aankloppen. Dit stroomschema is ook gecheckt bij het management en daarna met het team gedeeld.
