Faciliteren van een Kaizen event
De professionals van KALCIO Healthcare hebben door de jaren heen meer dan 60 Kaizen events binnen verschillende ziekenhuizen georganiseerd. Ook traint KALCIO Healthcare zorgprofessionals zodat zij zelf een Kaizen event kunnen organiseren. Wil je alvast wat meer weten over onze ervaringen rondom het organiseren van een Kaizen even, lees dan de white paper over de ‘Do’s en dont’s rondom Kaizen events ’.
KALCIO Healthcare faciliteert Kaizen events met als doel om in één week een geborgen verbeterslag te maken binnen een werkproces. Doordat alle belanghebbenden rondom het specifieke werkproces worden betrokken kan er gezamenlijk toegewerkt worden naar een gedragen vernieuwde werkwijze. Bijvoorbeeld om werkdruk te verlagen, toegangstijden te reduceren, productiegroei op te vangen en/of de kwaliteit en veiligheid rondom het proces voor patiënt en zorgprofessional te verbeteren. Hoewel het principe rondom Kaizen toegankelijk en weinig complexiteit met zich mee brengt komen wij in de praktijk soms wel voor uitdagingen te staan. Hierna een aantal belangrijke uitdagingen waar je mee te maken kunt krijgen.
Planning en tijdsinvestering
Het plannen van het Kaizen event neemt vaak veel tijd in beslag. Er is namelijk voldoende tijd nodig zowel voorafgaand als na afloop van het event om de workshops voor te bereiden, uit te werken, om de actiepunten in kaart te brengen, acties in gang te zetten en afspraken te borgen. Een grote uitdaging hierbij is dat de kernteamleden uit-geroosterd moesten kunnen worden, terwijl de patiëntenzorg op de afdeling gewoon doorgaat. Het is dan niet altijd mogelijk om alle kernteamleden bij alle workshops aanwezig te hebben en dat kan afbreuk doen aan het effect van een Kaizen event en de methodiek. Voldoende tijd te kunnen investeren blijkt een zeer belangrijke ‘do’. Om het nadelige effect van de afwezigheid van een aantal betrokkene op te vangen is het belangrijk om te kijken naar een belangrijke ‘do’!
Communicatie met betrokkenen binnen en buiten het kernteam
Om voor te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van alles wat behandeld wordt, is het belangrijk om de medewerkers die niet bij de sessie aanwezig kunnen zijn op een later moment alsnog mee te nemen in de Kaizen methodiek. Ook tijdens het verbeterproces moet aandacht worden besteed aan het onderbouwen van elke stap, het hoe en waarom van de Kaizen methode. Ondanks de drukke agenda’s van een ieder is het uiteindelijk toch mogelijk om een gedragen begrip van het continu verbeteren te bereiken.
Als facilitator blijf je na afloop niet op de afdeling en kun je dus niet toezien op het borgingsproces van de verbeteracties. Om dat te kunnen ondervangen is het essentieel om een gevarieerd kernteam samen te stellen, waarbij stakeholders uit alle lagen van het proces geïncludeerd worden. Zij kunnen namelijk de vertaalslag maken richting de werkvloer en hebben door hun deelname eigenaarschap en dus verantwoordelijkheid op de verbeteracties. Ook kunnen zij extra informatie bij hun teams ophalen als input voor de workshops en hun collega’s betrekken bij het verbeterproces. Zo kunnen de leden van het kernteam het initiatief nemen om door te pakken en de betrokkenheid binnen de teams als een olievlek kan groeien.
Personen uit het kernteam betrekken en gelijkwaardig behandelen
Daarop aansluitend is de ervaring dat consistente en eenduidige communicatie van essentieel belang is om op de incidentele afwezigheid van kernteamleden en andere procesbetrokkenen in te spelen. Iedere procesbetrokkene zal namelijk op de hoogte gesteld moeten worden over de stand van zaken, zodat eenieder evenveel kennis heeft, er geen frustraties ontstaan vanwege incomplete informatievoorziening en om eenieder in gelijke mate te betrekken en betrokken te houden. Zeker een ‘do’!
Kaizen event in lijn met de doelstelling vanuit de leiding
Een belangrijke factor is tevens dat de leidinggevende van de afdeling deelneemt aan het Kaizen event. De leidinggevende heeft de bevoegdheid om keuzes te maken, zaken te regelen en hier prioriteit aan te geven. Zowel tijdens de workshops gedurende de Kaizen eventweek als na afloop van de week vormt de leidinggevende een belangrijke schakel om de acties voort te kunnen zetten en te borgen in de dagelijkse gang van zaken. Ervaring leert dat wanneer de leidinggevende niet deelnemer aan een workshop en deze achteraf of tussen de workshops door ingelicht dient te worden, het proces vertraagt en de energie binnen het kernteam kan inzakken. Zo weten de teamleden dan niet of bepaalde oplossingen daadwerkelijk doorgevoerd kunnen worden, zonder toestemming van de leidinggevende en dus toestemming van de organisatie. De leidinggevende moet het team het vertrouwen geven in de richting die het team heeft gekozen gedurende de Kaizen week, het leiderschap hierin is van essentieel belang.
KALCIO Healthcare organiseert en faciliteert voor ziekenhuis, vvt -en ggz organisaties KAIZEN events. Hiermee worden deze organisaties op specifieke procesvraagstukken die opgelost moeten worden een grote stap verder geholpen. Wilt u voor uw organisatie meer weten over de dienstverlening van KALCIO Healthcare rondom Kaizen events mail dan naar info@kalcio.nl.
Wilt u zelf een Kaizen event kunnen organiseren? Neem dan deel aan de Kaizen training die u leert zelfstandig een geheel event binnen je eigen organisatie uit te voeren. Schrijf u in voor de 3-daagse Kaizen training.