Interim management in de zorg

Project herinrichting capaciteitsmanagement – St. Antonius Ziekenhuis

Leestijd: 2 minuten

Eén van onze interim managers heeft het St. Antonius Ziekenhuis Utrecht/Nieuwegein bijgestaan. Op de afdeling Beeldvormende Technieken, waar ruim 200 professionals met passie aan het werk zijn, gaf zij leiding aan een team. Dit team bestaat uit 20 medewerkers met diverse rollen; afdelingsassistent, doktersassistent, radiologisch assistent en personele planner. Als teamleider waren haar aandachtsgebieden de DEXA, de dag-coördinatoren en de capaciteitsplanning.

Capaciteitsmanagement
Bij binnenkomst van onze KALCIO Healthcare collega, was al een start gemaakt met een belangrijk project. Het centrale thema van dit project was de herinrichting van het capaciteitsmanagement. Eén van de doelen was de planning in te richten volgens beschikbaarheid van personeel, in plaats van een vast rooster. Het doel van het optimaliseren van de planning is om de werkdruk te verlagen en het werkplezier te vergroten en om in tijden van krapte personeel efficiënt in te kunnen zetten. Daarnaast was er aandacht voor de functiedifferentiatie en stond er een wervingscampagne in de planning om de werkdruk te verlagen.

Harmonisatie
De afdeling is verdeeld over 3 locaties: Utrecht, Nieuwegein en Woerden. Er was de wens tot harmonisatie van de drie locaties om op die manier in tijden van krapte het team efficiënt in te kunnen zetten. Naast veel overeenkomsten, zijn er ook een aantal verschillen. Deze verschillen zijn onder andere zichtbaar in de wijze waarop de personele planning tot stand komt.
De planners waren positief gestemd over het harmoniseren van de planning. Dit hield uiteraard ook een verandering voor de medewerkers in omtrent de werkwijze van planning. Om dit project succesvol af te ronden, ging onze collega met het team aan de slag.
Een enthousiaste groep collega’s brainstormde over de verschillende opties en scenario’s. Daarbij was er ook aandacht voor het ondersteunen van het team planners en het optimaliseren van de processen. Door in gesprek te gaan over het proces en waar de planners tegenaan liepen, zijn interessante verbeteropties ontdekt die snel geïmplementeerd konden worden. De positieve reacties spraken voor zich; de wijzigingen werden direct doorgevoerd.

Winst door effectieve communicatie
Nadat samen in kaart is gebracht hoeveel tijd de planners aan elke taak kwijt zijn, werd duidelijk dat de mailbox veel tijd in beslag nam. Dit had twee oorzaken. Medewerkers stelden hun vragen aan de planners, terwijl sommige vragen beter afgehandeld konden worden door de opleiders of het management. Samen met de planners heeft onze interimmanager een stroomschema opgesteld zodat teamleden weten met welk onderwerp ze bij wie kunnen aankloppen. Dit stroomschema is ook gecheckt bij het management en daarna met het team gedeeld.
De tweede reden dat de mailbox volstroomde is dat sommige medewerkers als check een tweede mail stuurde. Om het team duidelijkheid hierover te verschaffen is er een autoreply ingesteld waarin staat dat de email is ontvangen en dat door drukte het misschien iets langer kan duren totdat er reactie is, maar de mail zeker beantwoord zal worden.

Resultaat
Met veel plezier heeft onze interim manager dit team in het St. Antonius Ziekenhuis bijgestaan in het implementeren en uitvoeren van hun goed doordachte plan.
Het planteam heeft nu een werkproces waarin de nieuwe werkwijze met de herinrichting van het capaciteitsmanagement verwerkt is en verspillingen zijn weggenomen. Er is een stroomschema voor vragen en het werkproces is in een flowchart weergegeven. De herinrichting van het capaciteitsmanagement heeft bijgedragen aan de nieuwe werkwijze en het team blijft deze nieuwe werkwijze verder optimaliseren.

Wil je op de hoogte blijven van KALCIO Healthcare? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.