Interim management in de zorg

KALCIO Healthcare voert interim management voor ziekenhuizen en andere zorgorganisaties. Voor transformatie en ontwikkeling van de zorg organisatie. Hierin staat de samenwerking tussen zorgprofessionals en zorgafdelingen altijd centraal. Samen met de inrichting van het zorgproces en de integratie in de zorgketen zijn hierin medische techniek, zorg ICT en het gebouw belangrijke voorwaarden. Hoe zorg je dat de zorg organisatie ingericht is voor de toekomst, met een interim manager van KALCIO Healthcare werk je altijd naar een klinkend resultaat.

KALCIO Healthcare aanwezig tijdens Meeting Innovaties in de zorg

29/08/202511/09/2025 Ellen van de Zande

Nieuws

KALCIO Healthcare aanwezig tijdens 3e annual conference ARMA-NL in Utrecht

Op donderdag 9 oktober is KALCIO Healthcare aanwezig bij de 3e annual conference van ARMA-NL, die plaatsvindt in de Geertekerk in Utrecht. Deze meeting brengt professionals samen die een rol hebben in de ondersteuning, administratie en het beheer van onderzoek. Wij kijken ernaar uit om met hen te spreken over de uitdagende projecten en innovaties in de zorg waar zij mee bezig zijn. Dit jaar staat het programma voor Research Managers en Bestuurders volledig in het teken van Data.

Innovaties in de zorg

ARMA-NL is de vereniging voor Research Managers en Administrators (RMA) in Nederland, met als missie het bevorderen van excellent onderzoek en innovatie, o.a. binnen de zorg. Binnen dit netwerk worden expertise, kennis en ervaring over meer dan alleen projecten gedeeld, en KALCIO Healthcare draagt hier graag aan bij.

Wij ondersteunen onderzoekers en projectleiders in het vertalen van onderzoeksresultaten naar de operationele praktijk — zoals met ons ICAT-project — en zijn trots om bij te dragen binnen de ARMA-NL gemeenschap.

Op de beurs ontmoeten wij de leden om kennis uit te wisselen over implementaties van innovaties in de zorg, een gebied waar onze kracht ligt. Samen versterken we het netwerk en stimuleren we innovatie in de zorg.

Als blijk van waardering bieden wij geïnteresseerden een duurzaam cadeau aan.

Ben je ook bij de 3e annual meeting van ARMA-NL? Plan dan direct een gratis, vrijblijvend adviesgesprek in en ontdek hoe wij jouw werk kunnen ondersteunen.

innovaties in de zorg

Plan jouw afspraak:

NIEUWS

Nieuws Het belang van MRI-veiligheid: essentieel voor zorgprofessionals tijdens MR-Safety Week Tijdens de MR-Safety Week van 21 tot en met 25 juli staat het thema MRI-veiligheid centraal in ziekenhuizen, MRI-centra en bij mobiele MRI’s. Internationale veiligheidsstudies tonen aan dat een aanzienlijk deel van MRI-incidenten kan worden voorkomen door adequate implementatie van veiligheidsprotocollen. Dit onderstreept het belang van systematische risicobeheersing. Vanuit KALCIO [...]

MIS NIETS OVER INNOVATIE EN LEIDERSCHAP

Wil je niets missen over zorginnovaties en leiderschap in de zorg? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.

Zorgprocessen optimaliseren; snel het eerste resultaat

16/06/202531/10/2025 Ellen van de Zande

Nieuws

Zorgprocessen optimaliseren; snel het eerste resultaat

De implementatie van nieuwe medische technologie, de introductie van nieuwe Zorg IT of AI, een verbouwing of zelfs nieuwbouw, veranderende organisatiestructuren of een fusie, recent verloop in je team, een nieuwe zorgportfolio of veranderende (wettelijke) kaders; gebeurtenissen die werkprocessen kunnen beïnvloeden.

Ook als je het allemaal onder controle hebt, kan het leiden tot een langzame groei van procedures, protocollen en controles, waardoor de beheersbaarheid een groeiende uitdaging is. Maar ook kan er eerder iets ‘tussendoor glippen’ waardoor incidenten op de loer liggen en de kwaliteit van zorg kan verslechteren. Hoe zorg je dat het proces een excellent resultaat geeft voor patiënten en voor zorgprofessionals en medici?

Je wilt de kwaliteit van zorg verhogen, kosten besparen, tijdswinst behalen of tevredenheid van betrokkenen vergroten. Kwaliteitsdoelen op de zorgafdeling waar meerdere disciplines en belanghebbenden bij betrokken zijn. Bij het optimaliseren van deze zorgprocessen dienen dus diverse belangen afgewogen te worden. Met als gevolg dat zo’n verbetertraject aardig wat tijd in beslag neemt. Met urgente kwesties wil je snel aan de slag en een tijdspad van maanden is dan niet realistisch. Dat hoeft ook niet; er is een manier om binnen een week de eerste verbeterslag te maken.

Wachttijden zijn een veel voorkomende uitdaging in de zorg. Patiënten wachten weken, soms maanden voor ze aan de beurt zijn. Veel tijd gaat verloren aan telefoontjes en zoeken naar ‘gaatjes’ in het rooster. Een telefoonlijst van wachtenden die gebeld kunnen worden als iemand uitvalt groeit gestaag. Een situatie welke qua omvang en complexiteit zodanig is dat de oplossing vaak gezocht kan worden in het verbeteren van de werkwijze. De zorgprocessen optimaliseren vraagt om een fundamentele verbetering van de werkwijze — met de mensen die het werk uitvoeren.

Weg blijven van oplossingen

Allereerst is het zaak om duidelijk te krijgen wat er daadwerkelijk aan de hand is. Wat is de aanleiding? Welke verbetering willen we behalen oftewel wat is het doel? De huidige situatie wordt in kaart gebracht en de knelpunten beschreven. Samen met een aantal teamleden (kernteam) ga je op zoek naar de grondoorzaak. Dit is essentieel, met name bij processen optimaliseren; we zijn geneigd direct aan oplossingen te denken.

Door naar de oorzaak op zoek te gaan komen onduidelijkheden aan het licht. Het is daarom ook van belang dat er iemand is die alles overziet met een frisse blik, die de juiste vragen stelt en zorgt dat alles ter tafel komt. Hoe verloopt de communicatie, wat is beleid, wat is persoonlijke voorkeur?

Voorbeeld
Een polikliniek voelt de druk van buitenaf en wenst de wachttijden te verkorten. Ook het team wil graag de zorg verbeteren. KALCIO Healthcare ondersteunt tijdens dit verbeterproces zodat de aandacht blijft bij het primaire zorgproces. Samen

met een sterke groep (kernteam) gaan we aan de slag. Wij doen dit middels de Kaizen-methode, waarbij zes stappen worden doorlopen;

Definiëren van het probleem;
Meten van de feiten;
Analyseren van de feiten;
Genereren van verbeteringen;
Implementeren verbeteringen;
Controleren en borgen.

We definiëren eerst het probleem, brengen het proces in kaart en verzamelen data. Vervolgens begeleiden we gedurende een week het kernteam die alle betrokkenen vertegenwoordigt. Zij brainstormen over de feiten en trekken het kennisniveau tussen alle partijen gelijk. Ze ontdekken waar het in de communicatie beter kan en wat beleid en wat persoonlijke voorkeur is. Kleine acties met grote resultaten worden geformuleerd.

Continue verbetering

Tijdens de Kaizen-week wordt direct minimaal één kleine verbetering doorgevoerd. Aan het eind van de week ligt er een concreet actieplan én is de motivatie voor verdere verbetering groot. Kleine stappen creëren een positieve dynamiek. Door mensen verantwoordelijk te maken voor het uitvoeren van dit plan borg je de continue verbetering.

Kaizen is een methodiek om in één week een verbeterslag te maken binnen een werkproces en deze te borgen. Het Japanse woord 改 (“kai”) betekent “veranderen” en 善 (“zen”) betekent “goed”. Verandering is goed en bij Kaizen draait het om continu verbeteren.

Hoe één week zoveel impact heeft?

Een verbeterproces wordt als iets groots ervaren en niet iets wat met één week opgelost is. Belangrijk is om te beseffen dat tijdens de Kaizen-week het plan tot verbetering wordt gemaakt en de eerste stap uitgevoerd. Deze stap waar het veranderproces mee begint, wordt door het gemaakte actieplan verder uitgebouwd. Deze continue kleine veranderingen creëren een positieve energie binnen het team. Iedereen is gemotiveerd aan de slag en zo wordt continu gewerkt met als einddoel het grote resultaat.

Teamwork maakt het verschil

Het succes zit in samenwerking. Alle input is nodig en iedereen heeft invloed op het verbeterproces. Het kernteam is de cruciale schakel als men aan de slag gaat tijdens de Kaizen week. De kernteamleden zijn vertegenwoordigers van hun achterban en zijn er verantwoordelijk voor dat de input wordt meegenomen in het Kaizen proces. Aan het eind van de Kaizen week heeft iedereen energie gekregen. Door gezamenlijk te werken, ontstaat eenheid en versterkt het vertrouwen binnen de afdeling. Iedereen draagt bij aan het eindresultaat.

Zorgprocessen optimaliseren doe je met alle teamleden, de Kaizen methodiek bevordert de samenwerking op een verassende wijze, zowel monodisciplinair als multidisciplinair en door alle lagen van de organisatie.

Resultaat

Om terug te komen op het voorbeeld. Aan het einde van de week was de verbinding binnen het team toegenomen. Daar waar eerst verschillende ideeën heersten, is er eenheid gecreëerd, ondersteunt men elkaar en gaat men met elkaar in gesprek.

Dit kwam omdat er een duidelijk doel was gesteld. De acties die uitgevoerd moesten worden waren specifiek beschreven binnen een vastgestelde tijd, met een meetbaar resultaat (SMART). Doordat het proces goed voorbereid en begeleid was door iemand die buiten de context staat kwam men tot de kern. Het meest belangrijke; het hele team heeft bijgedragen de veranderingen te realiseren om het uiteindelijke doel te halen.

Welk zorgproces ga jij met Kaizen verbeteren?

Zorgprocessen optimaliseren levert in winst van tijd, geld en middelen. Met welk proces gaat jouw afdeling aan de slag?

Implementeer je nieuwe MedTech, Zorg IT, AI of andere technische systemen?
Hoe verloopt het proces van planning en roosteren?
Ga je verbouwen of gaat de afdeling verhuizen?
Er is sprake van onrust door verzuim, het verloop of verandering in de organisatie?
Hoe staat het met de wachttijden op jullie afdeling?
Geven teamleden aan dat het beter kan?

De integrale aanpak met behulp van de effectieve methodiek KAIZEN kan KALCIO Healthcare helpen een versnelling te realiseren in het verbeteren naar een mooi resultaat. De hiervoor genoemde gebeurtenissen kunnen invloed hebben op het verloop van de processen, dat wil je snel en samen met het team onder controle krijgen of houden. Wij delen graag onze best-practices in een persoonlijk gesprek en zijn geïnteresseerd in jouw aanpak op het gebied van procesoptimalisatie.

Vul het formulier aan de rechterzijde in zodat wij binnenkort een afspraak kunnen inplannen waarin wij alles kunnen vertellen over onze aanpak.

ONTDEK HOE WIJ HELPEN

Aan de slag met onze tips voor procesoptimalisatie en wil je meer weten over onze aanpak? Herken je de uitdagingen zoals in dit artikel beschreven en je wilt een gratis adviesgesprek? Vul het onderstaande formulier in en wij plannen op korte termijn een informatiegesprek in.

NIEUWS

Niets gevonden

INSCHRIJVEN

Wil je niets missen over zorginnovaties en leiderschap in de zorg? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.

bestuur MT Integraal en KALCIO Healthcare beklinken samenwerking

samenwerking MT Integraal en KALCIO Healthcare

12/12/202423/01/2025 Ellen van de Zande

Nieuws

Samenwerking MT Integraal en KALCIO Healthcare

Leestijd: 2 minuten

MT lntegraal en KALCIO Healthcare kondigen een veelbelovende samenwerking aan die op 1 januari 2025 officieel van start is gegaan. Deze samenwerking vindt zijn oorsprong in het FMIR-congres (The Future of Medical Imaging and Radiotherapy) van 2024, waar het bestuur van MT lntegraal onder de indruk raakte van de innovaties en kennisdeling op het gebied van beeldvorming en therapie.

René Drost, bestuurder van MTIntegraal:

“Het FMIR-programma van 2024 was een combinatie van kwalitatief hoogstaande presentaties en een levendige bedrijvenmarkt. De dynamiek en de positieve sfeer vond ik uniek. Een reden om met KALCIO Healthcare over samenwerking in gesprek te gaan”.

De samenwerking richt zich primair op het delen van kennis over medische technologie in de zorg. Een concreet voorbeeld hiervan is dat MT lntegraal een speciale editie van hun magazine zal wijden aan imaging. Daarnaast zal KALCIO Healthcare vanuit de zorgpraktijk hun ervaringen delen op het online platform van MT lntegraal.

Het hoofddoel van deze samenwerking is om de zorgsector te ondersteunen bij het versnellen van de zorgtransformatie. Door innovaties direct naar professionals te brengen, hopen beide partijen bij te dragen aan een efficiëntere en effectievere gezondheidszorg.

Karel Loerts, directeur van KALCIO Healthcare, benadrukt het belang van samenwerking in de zorgsector: “We zien uit naar de samenwerking en wat we op deze manier gezamenlijk kunnen bijdragen aan de noodzakelijke transformatie van de zorg.” Deze uitspraak onderstreept de gedeelde visie van beide organisaties om innovatie in de zorg te versnellen door mensen, processen en technologie samen te brengen.

Deze samenwerking sluit naadloos aan bij de missie van KALCIO Healthcare om, naast de implementatie van innovatie binnen de zorg te versnellen, vooral ook de adoptie van nieuwe technologieën, werkvormen en samenwerkingen te verhogen. Dat zal leiden naar een hoger rendement en een betere kwaliteit van zorg. Voor MT lntegraal biedt deze samenwerking de kans om hun platform verder te verrijken met praktijkgerichte inhoud en de nieuwste ontwikkelingen in medische technologie.

Met het jaarlijkse FMIR-congres als katalysator voor kennisuitwisseling en het bereik van MT lntegraal’s online platform, belooft deze samenwerking een belangrijke bijdrage te leveren aan het versterken van kennis en random de ‘best practice’ voor bestuurders, managers, medisch technologen, klinisch fysici en andere professionals binnen de Nederlandse gezondheidszorg.

Alles weten over het congres ‘the Future of Medical Imaging and Radiotherapy’?

Benieuwd of FMIR ook voor jou interessant is? Alle informatie vind je via www.fmir.nl

Via deze link kom je direct bij het programma van dit jaar.

Wil je weten welke bedrijven aanwezig zijn? klik dan hier; Sponsoren: FMIR 2025

Direct inschrijven doe je via dit digitale formulier.

Heb jij onderzoek gedaan en wil je de resultaten delen met alle zorgprofessionals uit het veld? Mail naar secretariaat@kalcio.nl

NIEUWS

Niets gevonden

MT Integraal

MT-Integraal is an online platform written in the Dutch language for all professionals and others interested in medical technology. The platform is put updated on a bimonthly basis. It is free for everyone to read. It is possible to subscribe to our newsletter to receive updates when a new edition is published.

INSCHRIJVEN

Wil je op de hoogte blijven van KALCIO Healthcare? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.

ziekenhuis gebouw van het st. antonius in Utrecht

Project herinrichting capaciteitsmanagement – St. Anonius Ziekenhuis

17/10/202421/08/2025 Ellen van de Zande

Nieuws

Project herinrichting capaciteitsmanagement – St. Antonius Ziekenhuis

Leestijd: 2 minuten

Eén van onze interim managers heeft het St. Antonius Ziekenhuis Utrecht/Nieuwegein bijgestaan. Op de afdeling Beeldvormende Technieken, waar ruim 200 professionals met passie aan het werk zijn, gaf zij leiding aan een team. Dit team bestaat uit 20 medewerkers met diverse rollen; afdelingsassistent, doktersassistent, radiologisch assistent en personele planner. Als teamleider waren haar aandachtsgebieden de DEXA, de dag-coördinatoren en de capaciteitsplanning.

Capaciteitsmanagement
Bij binnenkomst van onze KALCIO Healthcare collega, was al een start gemaakt met een belangrijk project. Het centrale thema van dit project was de herinrichting van het capaciteitsmanagement. Eén van de doelen was de planning in te richten volgens beschikbaarheid van personeel, in plaats van een vast rooster. Het doel van het optimaliseren van de planning is om de werkdruk te verlagen en het werkplezier te vergroten en om in tijden van krapte personeel efficiënt in te kunnen zetten. Daarnaast was er aandacht voor de functiedifferentiatie en stond er een wervingscampagne in de planning om de werkdruk te verlagen.

Harmonisatie
De afdeling is verdeeld over 3 locaties: Utrecht, Nieuwegein en Woerden. Er was de wens tot harmonisatie van de drie locaties om op die manier in tijden van krapte het team efficiënt in te kunnen zetten. Naast veel overeenkomsten, zijn er ook een aantal verschillen. Deze verschillen zijn onder andere zichtbaar in de wijze waarop de personele planning tot stand komt.
De planners waren positief gestemd over het harmoniseren van de planning. Dit hield uiteraard ook een verandering voor de medewerkers in omtrent de werkwijze van planning. Om dit project succesvol af te ronden, ging onze collega met het team aan de slag.
Een enthousiaste groep collega’s brainstormde over de verschillende opties en scenario’s. Daarbij was er ook aandacht voor het ondersteunen van het team planners en het optimaliseren van de processen. Door in gesprek te gaan over het proces en waar de planners tegenaan liepen, zijn interessante verbeteropties ontdekt die snel geïmplementeerd konden worden. De positieve reacties spraken voor zich; de wijzigingen werden direct doorgevoerd.

Winst door effectieve communicatie
Nadat samen in kaart is gebracht hoeveel tijd de planners aan elke taak kwijt zijn, werd duidelijk dat de mailbox veel tijd in beslag nam. Dit had twee oorzaken. Medewerkers stelden hun vragen aan de planners, terwijl sommige vragen beter afgehandeld konden worden door de opleiders of het management. Samen met de planners heeft onze interimmanager een stroomschema opgesteld zodat teamleden weten met welk onderwerp ze bij wie kunnen aankloppen. Dit stroomschema is ook gecheckt bij het management en daarna met het team gedeeld.
De tweede reden dat de mailbox volstroomde is dat sommige medewerkers als check een tweede mail stuurde. Om het team duidelijkheid hierover te verschaffen is er een autoreply ingesteld waarin staat dat de email is ontvangen en dat door drukte het misschien iets langer kan duren totdat er reactie is, maar de mail zeker beantwoord zal worden.

Resultaat
Met veel plezier heeft onze interim manager dit team in het St. Antonius Ziekenhuis bijgestaan in het implementeren en uitvoeren van hun goed doordachte plan.
Het planteam heeft nu een werkproces waarin de nieuwe werkwijze met de herinrichting van het capaciteitsmanagement verwerkt is en verspillingen zijn weggenomen. Er is een stroomschema voor vragen en het werkproces is in een flowchart weergegeven. De herinrichting van het capaciteitsmanagement heeft bijgedragen aan de nieuwe werkwijze en het team blijft deze nieuwe werkwijze verder optimaliseren.

Over capaciteitsmanagement

Hoe je op jouw afdeling het capaciteitsmanagement kan verbeteren?

Met als doel dat je;

De efficiëntie verhoogt met behoud van kwaliteit,
De werkdruk verlaagt en medewerkerstevredenheid verbetert,
Kosten bespaart door slimme personeelsplanning.

Neem vrijblijvend contact met ons op. We delen graag onze kennis om de zorg te ondersteunen in de transformatie.

Contact opnemen kan via secretariaat@kalcio.nl

NIEUWS

Niets gevonden

Over het St. Antonius

Het St. Antonius Ziekenhuis streeft continu naar verbetering van kwaliteit, zodat de patiënt de beste medische behandeling, verpleegkundige zorg en service krijgt die zij verdienen in een comfortabel en veilig ziekenhuis. Daarom zijn opleiding en onderzoek, naast patiëntenzorg, de belangrijkste pijlers in dit ziekenhuis. Als één team werken zij vanuit de persoonlijke behoefte van de patiënt. Daarbij handelen zij op basis van recente en innovatieve bevindingen. Zij maken kwaliteit van zorg meetbaar en gebruiken dit om hun zorg continu te verbeteren. Zo dragen zij bij aan goede gezondheidszorg.

SCHRIJF JE IN

Wil je niets missen over zorginnovaties en leiderschap in de zorg? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.

De sleutel tot cultuurverandering

11/03/202411/03/2024 Ellen van de Zande

Nieuws

De sleutel tot cultuurverandering

leestijd; 3 minuten

We geloven in drie essentiële factoren die de kern vormen van effectieve zorg. Wanneer deze factoren in harmonie zijn, zien we naast een positieve invloed op het team, ook verbetering op de algehele kwaliteit van de zorg. We delen graag tips n.a.v. een recente interim-opdracht, waarbij we hebben mogen bijdragen aan het herstellen van de balans.

In een zorgomgeving met meer dan 100 toegewijde teamleden, waar teamontwikkeling een cruciale rol speelt, stonden enkele vacatures open. Met gemiddeld 30 tot 35 medewerkers per leidinggevende en frequente veranderingen in leiderschap, kwam KALCIO Healthcare in beeld. De uitdaging was naast het stroomlijnen van de dagelijkse operatie, om ook mee te denken over de structuur van de afdeling. Onze interim-consultant stond paraat om niet alleen leiding te geven, maar ook om rust te brengen, de ondersteuning voor medewerkers te vergroten en de afdelingsstructuur te optimaliseren.

Vanaf het begin werd de betrokkenheid van zowel leidinggevenden als medewerkers gewaardeerd. Ze zagen echte verbeteringen en genomen besluiten werden tastbare resultaten. Hoewel sommige adviezen aanvankelijk niet breed werden gedragen, pakte het team dit slim aan door een interne projectleider aan te stellen. Deze bracht alles in kaart en stelde vervolgens een prioritering vast. Het team bleef vastberaden en gefocust op het gemeenschappelijke doel: een positieve verandering.

Onze consultant hanteerde een stap-voor-stap benadering:

Een warme kennismaking legde een solide basis met de medewerkers.
Duidelijkheid werd verschaft over de missie, de aanpak en het dagelijkse aanwezig zijn op de werkvloer.
Quick wins werden behaald door direct haalbare wensen van leiding en medewerkers te vervullen.
Voortdurend in gesprek blijven met alle betrokkenen gaf richting en bood advies gebaseerd op ervaringen.
Terugkoppeling over behaalde resultaten en de nog te voltooien stappen zorgde voor transparantie en betrokkenheid.

Het resultaat? Een succesvolle samenwerking en tevredenheid. Zowel de opdrachtgever als de medewerkers uitten hun waardering persoonlijk, wat getuigt van een positieve afronding van onze gezamenlijke inspanningen. Door proces, technologie en mens in harmonie te brengen, staat dit team nu klaar voor de volgende stap naar toekomstbestendige zorg. Een inspirerend verhaal van verandering, waarbij elke stap een bouwsteen is voor een betere zorgtoekomst.

Nieuwsgierig naar het creëren van een evenwichtige zorgomgeving en het ontdekken van de sleutel tot succesvolle cultuurverandering? We nodigen je uit om de visie van balans te verkennen via de KALCIO Academy. Leer van de ervaringen en inzichten die hebben bijgedragen aan het succesverhaal dat we zojuist hebben gedeeld. Neem gerust een kijkje en ontdek hoe de Academy jou kan ondersteunen bij jouw professionele groei in zorgmanagement. Klik hier om meer te ontdekken over de KALCIO Academy en start jouw reis naar een gebalanceerde en veerkrachtigere zorgomgeving.