Eerder dit jaar benaderde een zorgorganisatie in het noorden ons met de vraag om hun procesoptimalisatie te ondersteunen. De organisatie heeft een belangrijke regionale functie, met onder andere spoedzorg, verloskunde en een breed palet aan medisch specialistische basiszorg. Dankzij nauwe samenwerkingsverbanden met het omliggende zorgorganisaties, verwijzers en andere zorgaanbieders leveren ze passende zorg dicht bij de patiënt.

Bij de afdeling Registratie & Facturatie (R&F) was er sprake van een toenemend aantal openstaande acties binnen het DBC-facturatieproces. Dit liep op tot meerdere maanden, wat de werkdruk verhoogde en de efficiëntie van de zorgadministratie belemmerde. De organisatie wilde verspilling tegengaan en de administratieve processen optimaliseren om zo de werkbelasting gezond te houden.

Het verzoek aan KALCIO Healthcare was helder: meer overzicht creëren, werkprocessen stroomlijnen en herstelwerkzaamheden voorkomen.

Het team van DBC-adviseurs, DBC-medewerkers en facturatiemedewerkers wilde alles weer onder controle krijgen. Zo zouden ze zich weer kunnen richten op belangrijke zaken: verbeteren, innoveren en het leveren van goede, regionale passende zorg.
Ons KALCIO-teamlid ging samen met het team terug naar de basis. Wat is nuttig en nodig voor horizontaal toezicht? Welke overlappende acties kunnen uit het systeem worden verwijderd en wat levert daadwerkelijk geld op voor de organisatie? Door het stellen van de juiste vragen kon een volgende stap in het proces worden gezet.

Er werd gekeken naar:
• Financiële impact op controle,
• Negeerpercentage (welke acties zijn onterecht?),
• Rechtmatigheid,
• Volledigheid,
• Tijdigheid en
• Of de controle onderdeel is van het framework,
• Prioritering rondom de werkzaamheden.

Met behulp van een op maat gemaakte checklist werd de voortgang geborgd en kreeg het team duidelijke kaders voor prioritering en taakverdeling.

Door deze methodische en projectmatige aanpak is het gemiddelde aantal openstaande acties per maand meer dan gehalveerd. Veel overlappende en onnodige acties zijn verwijderd, wat resulteerde in een aanzienlijke kostenbesparing. Tegelijkertijd heeft dit gezorgd voor meer rust en focus bij de medewerkers op de afdeling Registratie & Facturatie.

Naast deze financiële impact bracht het kennis delen nog meer waarde. Het kernteam en de manager Financiën hebben ontdekt welke voordelen het toepassen van projectmatig werken binnen de zorgadministratie biedt. Naast de financiële impact draagt de procesoptimalisatie bij aan een duurzame, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige regionale patiëntenzorg.

Ervaart jouw team druk? Het optimaliseren van je processen kan een snelle oplossing zijn. Verder komen lukt met de hulp van een frisse blik. Wil je dat we meekijken? Neem vrijblijvend contact op via onderstaand formulier.

Wil jij één keer per maand automatisch nieuws over:

zorginnovaties en

leiderschap in de zorg

Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.