Procesoptimalisatie in de zorg: noodzakelijk voor balans

In de dagelijkse zorgpraktijk streef je naar het bieden van de beste zorg voor je patiënten en cliënten. Tegelijkertijd word je geconfronteerd met uitdagingen zoals personeelstekorten en toenemende zorgvraag. Procesoptimalisatie is een manier om deze uitdagingen het hoofd te bieden en de zorg naar een hoger niveau te tillen. 

Procesoptimalisatie in de gezondheidszorg is een essentiële manier om de kwaliteit, efficiëntie en toegankelijkheid van zorg te verbeteren. Het gaat hierbij om het systematisch analyseren en verbeteren van zorgprocessen, met als doel betere zorguitkomsten te realiseren en verspilling te minimaliseren. 

Waarom optimaliseren van zorgprocessen urgent is 

De noodzaak voor procesoptimalisatie in de zorg wordt steeds urgenter. Met aanhoudende personeelstekorten en een groeiende vraag naar zorg, worden zorgorganisaties gedwongen om hun processen te heroverwegen. Inefficiënte processen kunnen leiden tot; 

• Vertraagde zorgverlening,  

• Fouten,  

• Slechte communicatie en  

• Onnodige kosten.  

Door processen te optimaliseren, kunnen zorgorganisaties deze risico’s minimaliseren en de kwaliteit van zorg waarborgen. Echter zijn de tijdsdruk bij implementatie, het balanceren tussen dagelijkse operaties en verbeterinitiatieven, en het meten van de Return Of Investment (ROI) hierbij een uitdaging. 

Praktijkvoorbeeld: Procesoptimalisatie in de GGZ 

Een illustratief voorbeeld van succesvolle procesoptimalisatie komt uit de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) in West-Brabant. Hier werd een project gestart om het werkproces rondom crisismeldingen te optimaliseren¹. De aanleiding was een forse toename van het aantal GGZ-crisismeldingen in de regio vergeleken met andere delen van Nederland. 

Het project richtte zich op het verbeteren van de samenwerking tussen het Meldpunt Crisiszorg (MCZ) en de Acute Psychiatrische Hulpverlening (APH) triage vanuit de GGZ. De kernvragen waren: “Hoe werken we mét elkaar in plaats van náást elkaar?” en “Wat is er nodig aan de proceskant en hoe werken we aan onderling vertrouwen?” ¹ 

De belangrijkste wijziging in het geoptimaliseerde werkproces was het initiëren van een driegesprek tussen de melder, MCZ-medewerker en APH-triagist vanuit de GGZ, wanneer dat nodig is. Dit resulteerde in:

• Verbeterde communicatie tussen verschillende zorgverleners, 

• Snellere en effectievere hulpverlening aan mensen in crisis, 

• Verhoogde efficiëntie in het triageproces, 

• Versterkt onderling vertrouwen tussen betrokken organisaties. 

Uitdagingen bij procesoptimalisatie in de zorg 

Er zijn verschillende methoden voor procesoptimalisatie in de zorg, waaronder Lean, Six Sigma, en Kaizen. Hoewel elke methode zijn eigen sterke punten heeft, wordt Kaizen vaak als bijzonder effectief beschouwd in de zorgcontext. Kaizen, wat “continue verbetering” betekent in het Japans, legt de nadruk op kleine, incrementele verbeteringen die door alle medewerkers kunnen worden geïnitieerd. Dit past goed bij de complexe en mensgerichte aard van de gezondheidszorg.  

Bij het optimaliseren van zorgprocessen doen zich verschillende uitdagingen voor: 

• Identificatie van knelpunten:

Het zorgvuldig analyseren van bestaande processen om inefficiënties te identificeren is cruciaal maar complex. 

• Weerstand tegen verandering:

Zorgprofessionals kunnen weerstand bieden tegen procesveranderingen, wat de implementatie kan bemoeilijken. 

• Integratie van technologie:

Het implementeren van nieuwe technologieën in bestaande zorgprocessen brengt vaak technische en organisatorische uitdagingen met zich mee. 

• Kostenbeheersing:

Het vinden van de juiste balans tussen investeringen in procesoptimalisatie en kostenefficiëntie is een continue uitdaging. 

• Balans tussen standaardisatie en personalisatie:

Het streven naar efficiëntie door standaardisatie moet worden afgewogen tegen de behoefte aan gepersonaliseerde zorg. 

• Interdisciplinaire samenwerking:

Het optimaliseren van processen die meerdere afdelingen of disciplines overspannen, vereist complexe coördinatie en afstemming. 

• Veranderende regelgeving:

Snelle veranderingen in regels en afspraken hebben invloed op interne processen en vereisen voortdurende aanpassing. 

Praktische implementatierichtlijnen voor operationeel managers 

Voor operationeel managers in de zorg is het essentieel om procesoptimalisatie niet alleen te begrijpen, maar ook effectief te implementeren. Om procesoptimalisatie effectief door te voeren, zijn de volgende zaken van belang;

• Identificeer knelpunten, 

• Stel meetbare doelen, 

• Betrek zorgprofessionals, 

• Implementeer veranderingen stapsgewijs, 

• Meet en evalueer resultaten, 

• Manage weerstand, 

• Integreer technologie.

Betrekken van zorgprofessionals 

Het succes van procesoptimalisatie hangt sterk af van de betrokkenheid van zorgprofessionals. Wanneer specialisten actief betrokken zijn bij het ontwikkelen van kwaliteitsindicatoren en voldoende tijd en middelen krijgen om hiermee te werken, verloopt de implementatie van verbeteringen soepeler. Het is essentieel om:

• Zorgprofessionals vanaf het begin te betrekken bij het identificeren van verbeterpunten 

• Ruimte te creëren voor feedback en suggesties vanuit de werkvloer 

• Transparant te communiceren over doelstellingen en resultaten 

• Successen te vieren en erkenning te geven voor bijdragen aan verbetering

Ethiek als kompas 

In het streven naar efficiëntie mogen we nooit de menselijke maat uit het oog verliezen. Elke procesverbetering die we doorvoeren, moet uiteindelijk ten goede komen aan de balans tussen mensen, proces en technologie. Dit in het belang van de patiënten én het personeel. De vraag die hierbij van belang is: “Hoe draagt deze verandering bij aan betere zorg en een prettiger werkomgeving?” 

Innovatie als drijvende kracht 

Innovatie speelt een centrale rol in hedendaagse procesoptimalisatie. Zorgorganisaties implementeren actief nieuwe technologieën om processen te verbeteren, waaronder: 

• Inzet van AI voor het automatiseren van administratieve taken 

• Gebruik van data-analyse voor risico-identificatie en preventieve zorg 

• Implementatie van e-health oplossingen voor thuiszorg en chronische ziektemanagement 

Deze innovaties dragen bij aan een efficiëntere, patiëntgerichtere en duurzamere gezondheidszorg, maar vereisen zorgvuldige implementatie en continue evaluatie. 

Conclusie 

Procesoptimalisatie in de zorg is geen luxe, maar een noodzaak. Een benadering waarbij zowel technologische innovaties als de menselijke factor worden meegenomen, zal resulteren in significante verbeteringen in kwaliteit, efficiëntie en patiënttevredenheid.  

Daarbij is het belangrijk dat alle betrokkenen bij dit zorgproces deze uitdaging gezamenlijk aangaan, met oog voor de complexe pijnpunten en een gedeelde visie op excellente zorg. Door deze uitdagingen proactief aan te pakken, kunnen zorgorganisaties blijven voldoen aan de toenemende eisen van moderne gezondheidszorg. 

¹ https://vng.nl/sites/default/files/2024-08/west_brabant_optimalisatie_werkproces_crisismeldingen_2024.pdf 

Wil je op de hoogte blijven van KALCIO Healthcare? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.