Een Radiologie afdeling toekomstbestendig maken, hoe doe je dat?

Een Radiologie afdeling toekomstbestendig maken, hoe doe je dat?

Marloes Roorda is management consultant bij KALCIO Healthcare. Zij heeft diverse innovatie- en verandertrajecten begeleid en geeft een inkijk in haar ervaring bij de afdelingen Radiologie en Nucleaire Geneeskunde van het Deventer Ziekenhuis.

In een snel veranderend zorglandschap faciliteert KALCIO Healthcare ziekenhuizen door kennis en expertise met hen te delen en leiding te geven aan (implementatie)projecten. De ambitie van KALCIO Healthcare is om bij te dragen aan de kwaliteit en veiligheid van ziekenhuiszorg. Daarbij is de aanpak gericht op het centraal stellen van mens, techniek en omgeving.

Marloes Roorda

Op een afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde zijn de drie aspecten mens, techniek en omgeving zeer belangrijk. Deze specialismen vormen met hun diagnostiek en behandelingen een centrale rol in vele zorgprocessen. De cyclus van vernieuwing binnen deze afdelingen loopt vaak parallel aan de afschrijvingstermijn van de beeldvormende systemen, gemiddeld zo’n 10 jaar. Dat betekent dus ver vooruit kijken: hoe zien deze afdelingen er over 10 jaar uit? Welke trends en ontwikkelingen kunnen we verwachten in de zorg? En welke innovaties kunnen hier een rol in spelen?

Klaar voor de toekomst
Het Deventer Ziekenhuis was toe aan noodzakelijke vervanging van apparatuur, wat hen gelijk de kans bood om de afdelingen eens goed onder de loep te nemen: hoe functioneert de logistiek, hoe zijn de werkprocessen ingedeeld en waar valt verbetering te halen? Dit alles om in te spelen op de toenemende vraag naar diagnostiek. Het doel is dan ook het centrum, net als de medewerkers, toekomstbestendig te maken. Na het uitvoeren van een knelpuntenanalyse bleek dat een verbouwing nodig was om een prettigere omgeving voor patiënten en medewerkers te realiseren. Zodoende werd een programmaorganisatie ingericht, waarbij KALCIO Healthcare gevraagd is het programma management op zich te nemen.

Als programmasecretaris heb ik een belangrijke rol in de aansturing van deze complexe transitie. In het programma zijn vijf werkstromen opgezet, met projectleiders uit de organisatie die hun kennis inzetten om veranderingen door te voeren op gebied van bouw, inrichting, apparatuur, ICT en organisatieontwikkeling. Een project zoals deze is, voor dit topklinische ziekenhuis, één van de grootste projecten die zij de afgelopen periode hebben uitgevoerd qua budget en omvang. Het is daarom van groot belang de werkstromen goed te coördineren. Tevens is het belangrijk goed te communiceren met betrokkenen buiten en binnen het ziekenhuis, zoals de ondersteunende diensten, medewerkers van de afdeling en de opdrachtgever.

In elke werkstroom van het programma is van begin tot eind veel samenwerking geweest met de medewerkers van het ziekenhuis. Zij konden meedenken over hun ideale werkomgeving. Soms bleek dat best ingewikkeld: het is immers gemakkelijk om aan te geven wat er wel en niet goed gaat in de huidige omgeving, hoewel het lastiger is voor te stellen hoe je in de toekomst zal gaan werken. Met name op het gebied van nieuwe (informatie)technologie was het lastig in te schatten welke impact de veranderingen zouden hebben op het werkproces van de röntgenlaborant, de radioloog, nucleair geneeskundige en administratief medewerkers. Dit betekent leren van de best practices en afscheid nemen van heilige huisjes.

De verschillende werkstromen maken het tot een ontzettend divers project waarbij de samenhang tussen de verschillende stromen niet uit het oog mag worden verloren. De keuze voor een bepaald medisch apparaat kan bijvoorbeeld van invloed zijn op de bouw en inrichting. De voorbereiding is dan ook intensief en vraagt om een goed inzicht naar de komende jaren. In de planvorming hebben wij verschillende tools ingezet, zoals een prospectieve risico-inventarisatie om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen en waar nodig te adviseren over mogelijke oplossingen. Hierin zijn stakeholders van buiten de afdeling meegenomen, waaronder de cliëntenraad. Zo ontstond er een multidisciplinair overzicht van een ieders zorgen en voelt iedereen zich gehoord. Zo bleek bijvoorbeeld bij een ‘mock-up’ opstelling in de parkeergarage dat de bedden geen goede draai konden maken in de gang en de nodige aanpassingen in het ontwerp nodig waren.

Om de werkprocessen te optimaliseren heb ik gebruik gemaakt van de Lean-methodieken, met als doel een veilige en gastvrije omgeving te creëren voor de patiënt. Een voorbeeld van de uitkomsten was dat er meer aandacht nodig is voor ontwikkeling en opleiding van de medewerkers. Hier kan een vernieuwde verdeling van onderlinge taken en rollen, inclusief passende inrichting van processen, de oplossing zijn voor oplopende toegangstijden van diagnostiek. Zo zetten we niet alleen in op het beste voor de patiënt, maar ook op het verhogen van het werkplezier. Uiteindelijk is dat wat wij bij KALCIO Healthcare het belangrijkste vinden: zorgprofessionals ontzorgen zodat zij al hun aandacht op de patiënt kunnen richten.