Zorgprocessen optimaliseren; snel het eerste resultaat
De implementatie van nieuwe medische technologie, de introductie van nieuwe Zorg IT of AI, een verbouwing of zelfs nieuwbouw, veranderende organisatiestructuren of een fusie, recent verloop in je team, een nieuwe zorgportfolio of veranderende (wettelijke) kaders; gebeurtenissen die werkprocessen kunnen beïnvloeden.
Ook als je het allemaal onder controle hebt, kan het leiden tot een langzame groei van procedures, protocollen en controles, waardoor de beheersbaarheid een groeiende uitdaging is. Maar ook kan er eerder iets ‘tussendoor glippen’ waardoor incidenten op de loer liggen en de kwaliteit van zorg kan verslechteren. Hoe zorg je dat het proces een excellent resultaat geeft voor patiënten en voor zorgprofessionals en medici?
Je wilt de kwaliteit van zorg verhogen, kosten besparen, tijdswinst behalen of tevredenheid van betrokkenen vergroten. Kwaliteitsdoelen op de zorgafdeling waar meerdere disciplines en belanghebbenden bij betrokken zijn. Bij het optimaliseren van deze zorgprocessen dienen dus diverse belangen afgewogen te worden. Met als gevolg dat zo’n verbetertraject aardig wat tijd in beslag neemt. Met urgente kwesties wil je snel aan de slag en een tijdspad van maanden is dan niet realistisch. Dat hoeft ook niet; er is een manier om binnen een week de eerste verbeterslag te maken.
Wachttijden zijn een veel voorkomende uitdaging in de zorg. Patiënten wachten weken, soms maanden voor ze aan de beurt zijn. Veel tijd gaat verloren aan telefoontjes en zoeken naar ‘gaatjes’ in het rooster. Een telefoonlijst van wachtenden die gebeld kunnen worden als iemand uitvalt groeit gestaag. Een situatie welke qua omvang en complexiteit zodanig is dat de oplossing vaak gezocht kan worden in het verbeteren van de werkwijze. De zorgprocessen optimaliseren vraagt om een fundamentele verbetering van de werkwijze — met de mensen die het werk uitvoeren.
Weg blijven van oplossingen
Allereerst is het zaak om duidelijk te krijgen wat er daadwerkelijk aan de hand is. Wat is de aanleiding? 
Welke verbetering willen we behalen oftewel wat is het doel? De huidige situatie wordt in kaart gebracht en de knelpunten beschreven. Samen met een aantal teamleden (kernteam) ga je op zoek naar de grondoorzaak. Dit is essentieel, met name bij processen optimaliseren; we zijn geneigd direct aan oplossingen te denken.
Door naar de oorzaak op zoek te gaan komen onduidelijkheden aan het licht. Het is daarom ook van belang dat er iemand is die alles overziet met een frisse blik, die de juiste vragen stelt en zorgt dat alles ter tafel komt. Hoe verloopt de communicatie, wat is beleid, wat is persoonlijke voorkeur?
Voorbeeld
Een polikliniek voelt de druk van buitenaf en wenst de wachttijden te verkorten. Ook het team wil graag de zorg verbeteren. KALCIO Healthcare ondersteunt tijdens dit verbeterproces zodat de aandacht blijft bij het primaire zorgproces. Samen
met een sterke groep (kernteam) gaan we aan de slag. Wij doen dit middels de Kaizen-methode, waarbij zes stappen worden doorlopen;
Definiëren van het probleem;- Meten van de feiten;
- Analyseren van de feiten;
- Genereren van verbeteringen;
- Implementeren verbeteringen;
- Controleren en borgen.
Definiëren van het probleem;We definiëren eerst het probleem, brengen het proces in kaart en verzamelen data. Vervolgens begeleiden we gedurende een week het kernteam die alle betrokkenen vertegenwoordigt. Zij brainstormen over de feiten en trekken het kennisniveau tussen alle partijen gelijk. Ze ontdekken waar het in de communicatie beter kan en wat beleid en wat persoonlijke voorkeur is. Kleine acties met grote resultaten worden geformuleerd.
Continue verbetering
Tijdens de Kaizen-week wordt direct minimaal één kleine verbetering doorgevoerd. Aan het eind van de week ligt er een concreet actieplan én is de motivatie voor verdere verbetering groot. Kleine stappen creëren een positieve dynamiek. Door mensen verantwoordelijk te maken voor het uitvoeren van dit plan borg je de continue verbetering.
Kaizen is een methodiek om in één week een verbeterslag te maken binnen een werkproces en deze te borgen. Het Japanse woord 改 (“kai”) betekent “veranderen” en 善 (“zen”) betekent “goed”. Verandering is goed en bij Kaizen draait het om continu verbeteren.
Hoe één week zoveel impact heeft?
Een verbeterproces wordt als iets groots ervaren en niet iets wat met één week opgelost is. Belangrijk is om te beseffen dat tijdens de Kaizen-week het plan tot verbetering wordt gemaakt en de eerste stap uitgevoerd. Deze stap waar het veranderproces mee begint, wordt door het gemaakte actieplan verder uitgebouwd. Deze continue kleine veranderingen creëren een positieve energie binnen het team. Iedereen is gemotiveerd aan de slag en zo wordt continu gewerkt met als einddoel het grote resultaat.
Teamwork maakt het verschil
Het succes zit in samenwerking. Alle input is nodig en iedereen heeft invloed op het verbeterproces. 
Het kernteam is de cruciale schakel als men aan de slag gaat tijdens de Kaizen week. De kernteamleden zijn vertegenwoordigers van hun achterban en zijn er verantwoordelijk voor dat de input wordt meegenomen in het Kaizen proces. Aan het eind van de Kaizen week heeft iedereen energie gekregen. Door gezamenlijk te werken, ontstaat eenheid en versterkt het vertrouwen binnen de afdeling. Iedereen draagt bij aan het eindresultaat.
Zorgprocessen optimaliseren doe je met alle teamleden, de Kaizen methodiek bevordert de samenwerking op een verassende wijze, zowel monodisciplinair als multidisciplinair en door alle lagen van de organisatie.
Resultaat
Om terug te komen op het voorbeeld. Aan het einde van de week was de verbinding binnen het team toegenomen. Daar waar eerst verschillende ideeën heersten, is er eenheid gecreëerd, ondersteunt men elkaar en gaat men met elkaar in gesprek.
Dit kwam omdat er een duidelijk doel was gesteld. De acties die uitgevoerd moesten worden waren specifiek beschreven binnen een vastgestelde tijd, met een meetbaar resultaat (SMART). Doordat het proces goed voorbereid en begeleid was door iemand die buiten de context staat kwam men tot de kern. Het meest belangrijke; het hele team heeft bijgedragen de veranderingen te realiseren om het uiteindelijke doel te halen.
Welk zorgproces ga jij met Kaizen verbeteren?
Zorgprocessen optimaliseren levert in winst van tijd, geld en middelen. Met welk proces gaat jouw afdeling aan de slag?
- Implementeer je nieuwe MedTech, Zorg IT, AI of andere technische systemen?
- Hoe verloopt het proces van planning en roosteren?
- Ga je verbouwen of gaat de afdeling verhuizen?
- Er is sprake van onrust door verzuim, het verloop of verandering in de organisatie?
- Hoe staat het met de wachttijden op jullie afdeling?
- Geven teamleden aan dat het beter kan?
De integrale aanpak met behulp van de effectieve methodiek KAIZEN kan KALCIO Healthcare helpen een versnelling te realiseren in het verbeteren naar een mooi resultaat. De hiervoor genoemde gebeurtenissen kunnen invloed hebben op het verloop van de processen, dat wil je snel en samen met het team onder controle krijgen of houden. Wij delen graag onze best-practices in een persoonlijk gesprek en zijn geïnteresseerd in jouw aanpak op het gebied van procesoptimalisatie.
Vul het formulier aan de rechterzijde in zodat wij binnenkort een afspraak kunnen inplannen waarin wij alles kunnen vertellen over onze aanpak.
ONTDEK HOE WIJ HELPEN
Aan de slag met onze tips voor procesoptimalisatie en wil je meer weten over onze aanpak? Herken je de uitdagingen zoals in dit artikel beschreven en je wilt een gratis adviesgesprek? Vul het onderstaande formulier in en wij plannen op korte termijn een informatiegesprek in.
NIEUWS
Nieuws KALCIO Healthcare aanwezig tijdens 3e annual conference ARMA-NL in Utrecht Op donderdag 9 oktober is KALCIO Healthcare aanwezig bij de 3e annual conference van ARMA-NL, die plaatsvindt in de Geertekerk in Utrecht. Deze meeting brengt professionals samen die een rol hebben in de ondersteuning, administratie en het beheer van onderzoek. Wij kijken ernaar uit [...]
INSCHRIJVEN
Wil je niets missen over zorginnovaties en leiderschap in de zorg? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief “UPDATE”.
De eerste fase focust op het begrijpen van de huidige situatie en het definiëren van de gewenste verandering. Uit onderzoek van de NHS (2023) blijkt dat projecten die starten met een grondige contextanalyse significant vaker slagen. Deze fase kenmerkt zich door intensieve stakeholderbetrokkenheid en systematische analyse van de veranderopgave (Grol & Wensing, 2015).
expliciet aandacht te besteden aan de randvoorwaarden voor succesvolle implementatie in de zorgpraktijk. Het ontwerpen van de interventie vraagt dus om co-creatie met eindgebruikers (Wandersman et al., 2016). 
